Os desafios da LGPD nas rotinas de Recursos Humanos

Quando o simples consentimento do empregado pode não ser suficiente.

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A Lei nº 13.709/2018, chamada Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), entrou em vigor no último dia 18 de setembro e, como já se imaginava, oferecerá desafios às empresas que necessitem coletar, armazenar ou comunicar dados pessoais de clientes, usuários, empregados, fornecedores, etc. nas suas atividades cotidianas.

A LGPD apresenta um rol taxativo das circunstâncias em que a coleta e tratamento de dados pessoais não representará uma infração legal. Dentre estas hipóteses se encontra o consentimento do titular (inciso I do art. 7º, da LGPD).

É sabido, talvez óbvio, que as empresas necessitam de empregados para a execução de suas atividades. Senão todas, certamente a grande maioria. Para contratar, por sua vez, é comum que os Departamentos Pessoais e/ou Recursos Humanos solicitem uma série de informações pessoais do candidato, desde o início do processo seletivo, durante a chamada fase “pré-contratual”.

Uma vez firmado o contrato de trabalho, vários outros dados pessoais – muitos deles sensíveis, como cor da pele e filiação sindical (art. 5º, inciso II, da LGPD) – são coletados, armazenados, registrados em documentos e políticas internas da empresa ou, ainda, transmitidos às autoridades, como os dados comunicados pelo empregador no eSocial.

Até a entrada em vigor na nova lei – e talvez até o momento presente – algumas empresas creem que basta colher o consentimento por escrito de seus empregados para que suas relações trabalhistas estejam em pleno acordo com a LGPD. Até porque a obtenção do consentimento individual é relativamente simples e dispensa maiores análises e adequações internas.

Mas, infelizmente, este não é o caso.

Ainda que a empresa tenha em mãos autorização individual e expressa para coletar, tratar e manter dados pessoais do empregado, estará pendente a verificação de pontos fundamentais que podem gerar a responsabilização do empregador (art. 42, da LGPD), tais como: (i) se determinado dado coletado é realmente necessário; (ii) se o dado pode ser armazenado por tempo indeterminado ou se há prazo; ou (iii) se o consentimento foi dado para uma finalidade específica.

Logo, muito embora o consentimento do titular seja a primeira das modalidades elencadas no rol do artigo 7º da LGPD para autorização de coleta de dados pessoais, o titular da informação poderá revogar esse consentimento a qualquer tempo, mediante manifestação expressa, conforme dispõem o §5º do art. 8º e, ainda, o inciso VI, do artigo 18, ambos da LGPD.

Ademais, cessado o vínculo de emprego, não há mais relação jurídica vigente entre empregado e empregador, o que pode colocar em dúvida a validade do consentimento concedido na vigência do contrato de trabalho. Porém, alguns dados não podem ser imediatamente descartados pelo empregador, por expressa disposição legal.

Citamos, por exemplo, o prontuário médico do empregado, que deve ser mantido pelo empregador pelo prazo de 20 anos após a rescisão contratual, conforme disposição do item 7.4.5.1 da Norma Regulamentadora nº 7 (PCMSO). Assim, não é o consentimento individual do empregado que fornecerá a segurança jurídica necessária ao empregador nesse e em muitos outros casos.

Sendo assim, apesar de provavelmente demandar o procedimento mais simples para obtenção de autorização para coleta de dados pessoais, o consentimento individual é uma modalidade precária e provisória, que pode não ser suficiente.

Dessa forma, recomendamos que a empresa analise a LGPD de maneira aprofundada e cautelosa, para que seja capaz de dar o tratamento adequado aos dados pessoais dos seus empregados, não apenas no ato da coleta, mas também no armazenamento e transmissão, evitando prejuízos que podem gerar o dever de indenizar.

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Willians Simon Pires

willians.simon@zmbs.com.br

Especialista em Direito do Trabalho e pós-graduando em Economia do Trabalho e Sindicalismo

Sócio da área Trabalhista e Relações Sindicais de ZMBS Advogados